采购及报销流程规定

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上海 xxx 有限公司

采购及报销流程规定

               生效时间：

一、目的 为了加强公司采购及报销业务工作的管理，做到有章可循，预防采购及报销过

程中的各种弊端，降低采购成本，提高采购及报销业务的质量和效率，特制定本规定。

二、范围 本规定适用于公司所有物品（固定资产、劳保用品、办公用品、节日慰问品

等）或劳务（技术、服务等）的采购。 三、职责 3.1 各部门对办公用品或劳务需求应

根据需求物品或劳务的性质和权属，定期由部门提交《采购申请单》（附件一）于行政

部，行政部每月定期汇总各部门的申购内容，提交一份《x年x月采购需求申请总表》

（附件二）由公司决策行批复；于已批准的申内容，部根据申需求款或层进对购财务购拨

提供采购金额预算，行政部进行协调及完成采购。

3.1.1 行政部在处理采购内容时应以资源最优化和成本合理化为原则，通过合适的渠道完

成采购任务，如遇特殊情况或任务，需其他部门或人员参与采购，可于《x年x月采购需

求申请总表》（附件二）内标注。

3.1.2 各部门负责人应遵从勤俭节约的原则，妥善处理部门内提交的采购需求，对公司财

产的使用和保存做好监督工作；各位员工有义务妥善保管办公用品及合理使用消耗类办公

品，避免霍与浪。董事有生采、固定置、修等划做最批挥费长权对产经营购资产购维计终

复和调整。 3.2 采购经办人在采购过程中需负责发票的收集和办理结算，并对发票的真

实性进行严格把关；所有票据齐全后于公司规定期限内向财务部提交审核和报销。

3.3 行政部负责按照本制度第二条所涉及的内容对所有公司财产及物品做好登记备案，以

及协调完成对各类固定资产的日常维护和定期检修。

四、采购作业操作流程 4.1 物采的申与批资购请审  4.1.1 各部门根据工作计划、实际需

要以及库存情况于每月 20 日前上次月的采划，填写《采申》（附件一），报购计购请单

由部门负责人签字后交由行政部汇总。 4.1.2 经行政部初审后，由行政部填写《x年x月

采购需求申请总表》（附件二），将月度采购计划提交公司决策层核准后执行。

4.1.3 未列入当月采购计划或超出计划的临时采购申请需先向行政部确认库存为零，且对

实际工作产生即时影响的情况下，可根据实际情况填写《特殊情况采购申请单》（附件

三），由部门负责人签字并与行政部沟通后，提交公司决策层审批，批复后告知行政部执

行采买。除不可预计的特殊用途外，原则上不受理普通办公用品的临时申请。 4.2 采购比

价 4.2.1 行政部在采购前须对所需采购物品的渠道进行了解和多方选择，根据《x年x月

采购需求申请总表》（附件二）中注明预算，对预采购物品提供至少 2家或以上的供应商

报价和联系方式，如有需要可联系供应商进行实地考察。 4.2.2 所有采及购报销业务应

经财务部物价审查后方可报公司决策层签批，后方可进行采购和报销。 4.3 采购实施及

物收资验 4.3.1 公司的采及一由行政部理，其他部或人不得在购报销业务统负责办门员

未经批准的情况下自行采购。 4.3.2 采购物资运到本公司时，先由行政部对照核对采购

计划，经确认无误后进行质量检验，检验合格的物资由行政部登记入库，检验不合格的物

资不得办理入库。

4.4 物分配资4.4.1 采购物资分配以收到当月各部门申请的先后顺序，并根据实际采购

物数量行合理分配。由各部申人字取。取由行政部留存。资进门请签领领记录门负责备查

4.4.2 对库存物资应及时更新清点，不出现重复购买或因分配不均而导致的重复支出。

4.4.3 对分配的固定资产需由部门负责人签字验收，行政部门应及时完成公司固定资产的

登记备案。

五、报销

5.1 采购发票按规定能够取得增值税发票的，必须索取增值税发票；不能取得的，应向供

应商索取普通发票。行政部应避免向不能提供发票的供应商进行采购，如遇特殊情况，应

向供商索要收据并附有供商名称的付款凭截。应带应证图  5.2 在报销时需由行政部提交

《x年x月采购入库单》（附件四），连同有关凭证报经财务部审核，并经公司决策层批

准后，出纳人员方可予以报销。 5.3 部在采物品，当真核采清财务对购报销时应认审购

单及相关票据，对账目结算不清、不符合本制度规定以及不符合税务制度规定的报销凭证

部不得理相关手。财务办报销续

六、责任 6.1 不按规定程序及未经审批采购的，由行政部或请购部门人员自行负责处

理；已与供方合同，致公司因不能履而生的失由相关人承担全部经签订购销导约发损员责

任及赔偿。 6.2 经审批的采购计划和申请，行政部应在采购期限内采购到位，因非人为

原因未能采购到位的部分应及时与需求部门沟通解决方案。

6.3 经查实为未经比价导致采购价格明显高于正常采购渠道价格的情况（除有正当理由解

释外），价格高出部分由采购人员自行承担。提交供应商报价时，与供应商串通抬高价

格，从中谋取私利；经查实后由采购人员承担相应损失并接受公司处分。 6.4 物品使用

部门必须依据实际需要，填写《采购申请单》（附件一）。因填写不规范，导致无法确认

请购物资必要信息的，行政部有权拒绝采购。采购计划及申请必须由请购部门指定专人提

交行政部审批。对贪图省事、乱报采购计划，造成本公司流动资金使用浪费的，依照采购

物品价的两倍准有关任人以款。实际值标对责处罚 6.5 部必真履行核督财务须认审监责

任，对审核把关工作不严、不及时向公司决策层汇报采购有关事实，并造成公司经济损失

的，予相的和行政分。给应经济处 6.6 行政部必须对所有运抵本公司的采购物品，依照

采购合同规定的质量要求进行质量检验。若发现品质不符时，必须及时报告公司决策层进

行处理。严禁品质不符的外购物品入库。因验收人员玩忽职守造成经济损失的，给予相应

的和行政分。经济处 6.7 行政部对验收合格的外购物品办理入库手续，并对入库采购物

品的数量。若数量不符，当及向公司决策告，同妥善保管批采负责发现时应时层报时该购

物品等待理。存管理工作虎，未按本法定操作，造成入数量短缺、超划处对库马办规库计

采购或不合格物资入库的应负经济赔偿责任。

“ ”七、本规定自生效之日起执行，原制度（办公用品采购及发放管理制度）即行废止。

八、本规定经公司股东会议通过并经董事长签批之日起生效。

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上海xxx有限公司采购及报销流程规定生效时间：一、目的为了加强公司采购及报销业务工作的管理，做到有章可循，预防采购及报销过程中的各种弊端，降低采购成本，提高采购及报销业务的质量和效率，特制定本规定。二、范围本规定适用于公司所有物品（固定资产、劳保用品、办公用品、节日慰问品等）或劳务（技术、服务等）的采购。三、职责 3.1各部门对办公用品或劳务需求应根据需求物品或劳务的性质和权属，定期由部门提交《采购申请单》（附件一）于行政部，行政部每月定期汇总各部门的申购内容，提交一份《x年x月采购需求申请总表》（附件二）由公司决策行批复；于已批准的申内容，部根据申需求...

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