档案管理业务优化方案
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档案管理业务优化方案
公司领导：
现有档案管理工作已远超公司现有人员及档案室存储空间的负荷。为提升业务处理效率，
缓解档案管理压力，配合公司 20xx 年业务目标，风险控制部对公司现有档案管理情况进
行了梳理，并提出相应的优化方案。
一、纸质档案管理现状
目前，公司的业务档案仍是以纸质为主。截至 20xx 年01 月05 日，公司在保项目 笔，按
照目前的档案管理要求，也就意味着已有笔项目的纸质档案需逐笔进行归档。
（一）人员问题。区域办事处人员尚未完全到位，风险控制部档案管理人员目前仅有一
人，目前的档案管理工作已超现有人员负荷。前期卢氏金融扶贫等资料尚未归档到位，小
额绿色通道业务、粮食收购贷业务等也未能完全归档到位。由于缺乏专业档案管理设备、
系统及人员，未来即便相应档案全部归档到位，后续查阅单笔项目的纸质档案也无异于大
海捞针。
（二）存储空间问题。
（三）未来业务量压力
二、电子档案进展情况
20xx 年10 月1日，公司担保业务系统正式启用，所有业务基本实现了线上处理。但纸质
档案向电子档案转变的现实条件尚不具备，主要受限于四个方面：
（一）担保业务系统电子印章尚未启用，审批流程类的资料仍需从系统打印纸质资料、加
盖印章，并保留纸质档案；
（二）担保业务系统中的档案管理模块尚未开发，无法实现审批流程类电子文档的归档、
查阅等功能；
三、业务档案管理优化建议
（一）尽快在业务系统中开发档案管理模块，实现电子文档的归档、查阅等功能。目前，
担保业务系统中缺乏档案管理模块，导致审批流程类资料（如提请放款通知书）仅存储在
服务器中，无法在系统中查阅，仅当前任务处理人员可见，一旦任务处理完毕，经办人员
无法查阅已出具文件；
（二）配备专业的存储设备，提升担保业务系统运行效率，确保电子文档的存储空间，进
行灾难备份，确保电子文档的存储安全。依照目前的业务发展速度，担保业务系统很快就
将出现超负荷运转的情况，担保业务系统不时也会出现卡顿情况，运行效率有待进一步提
高；
（三）适时逐步启用担保业务系统的电子印章。1.优先启用审批流程类资料（如提请放款
通知书）的电子印章，并授权审批流程类的资料均以电子档案形式存储，在提升业务处理
效率的同时，减轻审批类纸质档案的存储压力；2.为各区域办事处配备专业扫描设备，提
升电子档案的成像质量，减轻相关人员的扫描和审查压力；3.梳理客户核保类合同签署环
节的流程，逐步启用客户核保类合同的电子印章，实现客户核保类合同以电子档案存储为
主，纸质档案存储为辅，以解决区域办事处人员与省公司的距离问题，并减轻合同类纸质
档案的存储压力；
（四）适当调整业务档案管理方式，梳理完善担保业务系统相关流程。1.小额批量类业
务，合作机构之间正式往来函件（含推荐确认表、待核保贷款客户表、待核保借款客户确
认函、已放款客户明细表、解除担保责任通知书、履行担保责任通知书、代偿证明等）以
纸质档案方式存储，借款人基础资料（如身份证、营业执照、审批单页、缴费凭证、借款
合同、放款凭证、保险单、贷后检查报告）、公司审批流程类资料均以电子档案形式存储
于系统各个审批、收费、放款、保后等流程中，方便随时调阅；2.独立调查审批类业务，
基础资料中除了必要证件，其他基础资料均已电子档案方式存储，审批类资料均以电子档
案方式存储，客户核保类合同逐步以电子档案方式存储，合作机构类合同及往来函件等均
以纸质档案方式存储。
这样操作的理由，是考虑到小额批量类业务的本质是公司基于对合作银行的信任，将小额
项目的调查审批工作委托给合作银行，合作银行若勤勉尽职，公司将为其分担风险。合作
机构之间的函件代表了各方对于风险分担责任事项的确认结果，需以纸质形式严格保管；
借款人基础资料仅代表了合作银行的调查审批过程，公司仅是形式审查，无需过多要求，
且部分资料已在前期项目受理阶段在系统中提交过电子档案，借款人基础资料多数为复印
件，效力与扫描件基本相当；
（五）进一步增加对合作银行的制约措施，维护公司相关权益。1.建议进一步细化公司业
务指引，细化公司对于调查审批的要求，要求合作银行务必按照公司业务指引进行操作，
否则公司可予以免责。2.建议在合作协议中增加补充条款：（1）如若合作银行向公司提
供虚假材料，出现道德风险、操作风险等，或未能尽到应有调查审批义务的行为，公司可
予以免责；（2）公司有权对风险项目进行问题审计，如发现合作机构存在违规操作情
况，公司可以视情况免责或减少责任分担比例；（3）公司在对小额批量类项目进行代偿
之后，如需通过诉讼等方式实现自身债权，合作银行有义务将前期全套调查审批类资料移
交我公司（如无法提供原件，可复印件加印章，证实经与原件核对一致），并积极配合公
司实现债权，纳入机构年度考评。3.公司相关部门应严格按照保后管理要求，按时按质按
量完成小额批量类项目抽查管理工作，加大对保后管理工作的考核力度。
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档案管理业务优化方案 公司领导：现有档案管理工作已远超公司现有人员及档案室存储空间的负荷。为提升业务处理效率，缓解档案管理压力，配合公司20xx年业务目标，风险控制部对公司现有档案管理情况进行了梳理，并提出相应的优化方案。一、纸质档案管理现状目前，公司的业务档案仍是以纸质为主。截至20xx年01月05日，公司在保项目笔，按照目前的档案管理要求，也就意味着已有 笔项目的纸质档案需逐笔进行归档。（一）人员问题。区域办事处人员尚未完全到位，风险控制部档案管理人员目前仅有一人，目前的档案管理工作已超现有人员负荷。前期卢氏金融扶贫等资料尚未归档到位，小额绿色通道业务、粮食收购贷业务等也未能完全归档到位。...
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