办公室档案管理办法（精选8篇）
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2024-08-11
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办公室档案管理办法（精选 8篇）
公室档案管理 法 篇办 办 1
为加强校研究生会办公室档案的科学管理，保证档案资料的系统性与完整性，现结合
实际情况，特制定本制度。
一、立卷、归档
第一条 各部门平时要做好文件的收集、整理，文件的整理、上缴工作是各部门的一
项重要任务，必须认真做好。
第二条 各类文件材料由办公室负责整理立卷、归档。办公室对各部门文件立卷工作
进行监督和指导，并做好应归档文件案卷的接收归档工作。
第三条 文件立卷归档范围。凡是工作活动中形成的、办理完毕、具有查考利用价值
的各种文件(包括收、发文电，内部文件，各种会议文件，文件汇编，簿、册、图表，出
版编辑物原稿、磁盘等)，均属立卷归档范围。
第四条 立卷的原则。遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的历史联系，区分文
件的保存价值，便于保管和利用。
第五条 立卷方法。根据立卷原则、文件的分类，分年度、分级别、分问题、分保管
期限的方法立卷。
1、分年度。将文件按其形成或针对的年度分开。
2、分级别。将文件按其重要性分成公文和一般文件。
3、分问题。将文件按其内容所反映的问题分开。
4、分期限。根据文件的不同保存价值，将文件按不同的保管期限分开。
5、保管期限分为永久、长期、短期三种。
(1)永久保存。凡是反映部门主要职能活动和历史面貌的(例如章程、申请批文等)有
长远利用价值的文件，划为永久保存。
(2)长期保存。凡是在相当长时间内部门需要查考的文件，划为长期保存。长期保存
为20xx 年至 50 年。
(3)短期保存。凡是在较短时间内部门需要查考的各种文件，划为短期保存。短期保
存为 20xx 年以下。
第六条 文件的组合。组合的基本作法如下：
1、法规性文件，如制度、办法、条例、规定等一般按单一问题组合。同一问题的请
示与批复、转发件与原件，应组合在一起。
2、会议文件应单独组合。
3、统计、报表、名册等各类表格文件，应组合在一起。
4、工作计划、总结等文件，一般可按部门或社团名称组合。
5、特殊性文件材料，可根据具体情况进行组合。
第七条 档案袋内文件的排列。档案袋内文件应区分不同情况进行排列，密不可分的
文件依序排列在一起，即章程、批文在前，计划、总结在后;正件在前，附件在后;印件在
前，定稿在后;案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。其它文件按文件的重要程
度或形成时间先后排列。
第八条 文件归档份数。一般归档 1份，重要的和经常使用的文件归档 2份或 3份。对
无保存价值和重份文件，需要办理销毁手续。
第九条 归档时间。部门应于活动后一周内，将应立卷归档的文件整理立卷，向办公
室移交归档。
第十条 归档文件案卷的要求。部门移交归档文件案卷，应符合下列要求：
1、归档文件齐全、完整。
2、每个案卷必须填写案卷文件目录、编件号、页号、案卷封面，填写时用中性笔或
钢笔书写，字迹工整、清晰。
3、档案袋的名称要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示卷内文件的
内容和成份。
第十一条 案卷文件一式两份，一份作为纸制文档保存，另一份电子文档保存在办公
室,电网档案盒。
二、档案的管理和利用
第十二条 办公室按照校研究生会对档案管理的要求，对存放的各类档案进行分类整
理，分类保管，编制各类检索目录，搞好档案的借阅利用、统计等工作。
第十三条 经鉴定失去保存价值需要销毁的档案，应经分管主席审查批准后，按程序
进行档案销毁。
“ ”第十四条 办公室的管理贯彻 以防为主，防治结合 的原则。经常检查防护设施和档
案保管状况，对破损、字迹褪色、纸张变色的档案，要有计划的进行修补、复制，保护档
案的安全与完整。
第十五条 档案的利用。利用档案人员，按规定办理档案利用审批手续与有关登记
表，档案用完后应及时归还。
第十六条 借用档案人员必须爱护档案，要保证档案的安全与保密。不得擅自涂改、
勾划、剪裁、拆散、翻印或转借。归还档案时，办公室人员要仔细检查,档案盒，发现对
档案有损坏或泄密者，应及时向分管主席报告，按有关规定处理。
第十七条 办公室工作人员，接待档案利用人员要热情，认真负责，按规定提供利
用。填写好查阅档案登记表。
第十八条 平时汇集，按实际顺序或内容分类、收集、整理，应保持文件、材料之间
的来源、时间、内容方面的联系。若遇有上级漏发文件，应及时请求补发或取得复印件,
干部档案盒，以便存档和查阅。
第十九条 确保文件、材料的安全，做好保密工作。
公室档案管理 法 篇办 办 2
1.文书档案管理。文书档案包括上级领导机关来文、学校发文，包括各种通知、决
定、批复、下达的计划等;本馆制定的规章制度、规则、细则、办法、公约等，对此类档
案资料的管理做到：
1)凡应归档的资料、文件，应在工作告一段落后，及时整理原始资料分类归档。
2)对上级下发的有关文件，馆领导阅后，及时收回归档并做好登记，存放办公室备
查。
3)对所保管的文件，应定期清点，凡与本馆有关的备查文件原件归档，副件保留。
4)年底按档案 整理、装 成册，建立目 ，存放 公室 。类别 订 录 办备查
2.业务档案的管理。业务档案包括日常业务工作统计、工作计划、专题规划、工作总
结、业务报表、文献采购留存、馆长办公会及馆务会议纪要、图书馆大事等。对此类档案
资料的管理应做到：
1)各部室做好工作统计，每月上报办公室归档。
2)业务报表，要留底归档存查。
3)工作计划、专题规划、工作总结、采购留存、馆长办公会议纪要等，要及时分类归
档。
4)年底按 整理、装 成册，建立目 ，存放 公室 。业务类别 订 录 办备查
3.人事档案的管理。人事档案包括图书馆职工的基本情况、科研情况、考核、奖励情
况、先进模范典型材料等。对此类档案的管理做到：
1)掌握本馆职工的学历、专业、年龄、业务、职称、工作履历等基本情况，对调入、
调出及离退休人员及时填写登记簿，建全人事档案及跟踪管理。
2)及时准确记录本馆各业务部门人员的调动情况及知识结构，年龄层次、职称结构情
况。
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办公室档案管理办法（精选8篇）公室档案管理法篇办办1 为加强校研究生会办公室档案的科学管理，保证档案资料的系统性与完整性，现结合实际情况，特制定本制度。 一、立卷、归档 第一条各部门平时要做好文件的收集、整理，文件的整理、上缴工作是各部门的一项重要任务，必须认真做好。 第二条各类文件材料由办公室负责整理立卷、归档。办公室对各部门文件立卷工作进行监督和指导，并做好应归档文件案卷的接收归档工作。 第三条文件立卷归档范围。凡是工作活动中形成的、办理完毕、具有查考利用价值的各种文件(包括收、发文电，内部文件，各种会议文件，文件汇编，簿、册、图表，出版编辑物原稿、磁盘等)，均属立卷归档范...
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